タスク管理ツールのTrelloを3年間実践で使い倒して感じた「導入に大切な3つのこと」について、具体的な利用方法と一緒に皆さんへ紹介していきます。 読み終わった本のカードも、すぐには消さずに、コメント欄に感想を書き残しておくと、その本を読んでどう感じたがをあとで振り返ることができます。 次に、ひたすらこのリスト内にチームでカードをひたすら作成していきます。, カードが出し終わったら、共通点をカテゴリーとして新たにリストを作成し、それぞれのリストにカードを並べていきます。 このようにすれば、カテゴリーごとにテーマやアイデアを検討することができるので、見やすくなります。 やるべきこと、進行中のもの、完了したタスクがリストによってまとまっているので、ToDo管理アプリを使うよりもTrelloの方が使い易いと感じているひともいるようです。, 初めにTasksで必要なタスクのカードを作り、それをどんどん右に持っていけるように作業をします。, このボードのメリットは、誰でも直感的に扱うことができる点、パッと見てまだ完了していないタスクが明白な点です。 基本的には、ボードはプロジェクト単位で作成、リストは進捗単位で作成、カードはタスク単位で作成していくことが多いようです。 Trello のカスタム フィールドと Butler で自動化を強化する 5 つの秘訣, ボードに追加されたばかりで、プロジェクトの詳細が分からない人がすぐに状況を把握できるように、プロジェクトの概要リストを作成し、情報を書き込んだカードを追加します。, タスクが完了したら、誰がそのタスクを完了したかに基づいてカードをリストに整理します。これにより、今後のタスクやプロジェクトの準備段階で、これらのカードを参照するだけで、メンバーのワークロード把握できます。, チームメンバーにカードを割り当てるときは、その意味を明確にします。そのメンバーを割り当てる目的は、カード(タスク)のオーナー、作業者、または情報の共有ですか?, 特定の情報を探すときに、カードを絞り込み検索できるように、カードにラベルを追加します。たとえば、「高優先度」ラベルをカードに追加します。そして、優先度の高いタスクのみを確認するために、この追加したラベルで絞り込み検索をします。, ボード上の概要リストに、プロジェクトの成果を説明するカードを追加します。プロジェクトを振り返るときに参考にし、当初の期待と現実を比較します。. デザイナーであればデザインカンプの作成からプロトタイプのデザイン、エンジニアであれば日々発生するバグや課題、ライターであればテーマ出しから原稿作成など、延々と仕事を追いかける日々が続いていくものです。しかし、時には仕事に追いかけられることだってあります。, タスク管理を円滑に進めてくれる強い味方に、タスク管理・共有サービスのTrelloがあります。Trello(トレロ)は「カンバン・ボード」という形式でタスクを管理するためのツールで、従来型のチェックで管理するようなToDoリストとは一線を画します。, しかし、Trelloは使いこなせば非常に便利な反面、使い方が「自由すぎる」ので「使いこなせない」、結果として使わなくなってしまうツールになってしまいやすいのも事実です。逆に言えば、ケーススタディを通してどのように使っているかを知ることができれば、自分に合った活用の仕方を選んで、仕事のプロセスに取り入れることができ、仕事の生産性も向上します。, 今回は、仕事でtrelloを使いこなすためのアイデアを集めてみました。 【オンライン・参加費無料】フェラーリ遠藤氏、ソフトバンク井上氏、KDDI井上氏が登壇!トッ... 著名マーケターが 1対1でメンタリング、マーケターキャリア協会(MCA)が「MCA メン... 無料なのに使いやすい!劇的にタスク管理を楽にしてくれる「Trello」の使い方を解説. あなたはプロジェクトマネージャーとして、複数のことを同時に行わなければいけない立場にあります。プロジェクトマネージャーとして慌ただしく過ごしていませんか?Trelloのプロジェクト管理ワークフローと 3 つのPower-Upで仕事とチームの効率化を図りましょう。 そこで、OSSのかんばん式管理ツールをいくつか探して、 色々試して感じたことをまとめておきます。 ラベル機能を使って、「至急」「重要」「要連絡」などを設定したり、カテゴリーごとに「画像作成」「コーディング」のように設定したりするのもいいでしょう。, こちらは先ほどご紹介した「ToDoリストをアサイン名で割り振ったボード」に似ていますが、少人数チームで運営している場合には、誰にどのような案件をお願いするか(しているか)、案件がどのようになっているかなどを確認するためにステイクホルダーごとにリストを作るのも面白いでしょう。, ボードを開いてリストに書いてある名前を毎日眺める習慣ができれば、「ああ、そういえばこの人にはあれをお願いしなきゃいけないんだった」という、メンバーベースでやるべきことが確認できます。, 営業が多かったりして名刺を交換することが多い方は、Trelloを使って人脈を見える化するのもいいかもしれません。, Trelloにはカードに画像を貼り付ける機能があるので、名刺をパシャリと撮影して貼り付けることができます。 例えば、先ほど紹介したリストのタスク置き場である「Tasks」は残した上で、他のリストを「田中」「山田」「佐藤」「小林」と振っていくものです。, このボードのメリットは、誰がどれだけの仕事を抱えているかが一目瞭然なところです。 、Alexia また、ボードの左端に配置したテンプレートカードを使うことで、すべてのカードの説明欄を同じmarkdown形式で統一することができます。 ... Trello プロからの ... 2020.11.13. また、「タグ」の機能を使うことで、カードを別の角度でカテゴライズすることもできます。, ボード・リスト・カードの中では、カードが最も高機能でさまざまなことができるので、カードの使い方こそTrelloを最大限使う上での鍵となることは間違いありません。 ここに挙げたものはあくまでもTrelloの使い方の一部に過ぎませんが、これだけを見ても本当にいろいろな使い方があるのだと実感していただけるでしょう。, まず、具体的な使い方のケーススタディを見る前に、Trelloの基本的な考え方について確認していきましょう。, Trelloには「ボード (Board)」>「リスト (List)」>「カード (Card)」の3つの構成要素から成り立っています。 『鬼滅の刃(きめつのやいば)』はなぜ人気?『ONE PIECE(ワンピース)』を超える異例... OneNote(ワンノート)の活用したい便利機能10選|共有、PDF、エクスポート、動画埋... ガントチャートのフリーツール12選|スケジュール、プロジェクト、工数管理に最適【テンプレー... Excel(エクセル)の共同編集機能を駆使してリモートチームワークをもっとスムーズに!. コンプライアンス 1 を重視する現場で、 アジャイルなプロジェクト管理ツールが現場で必要になったときに、 外部WebサービスなTrelloやPivotal Trackerを導入しづらいことがある。. しかも、Trelloのいいところは、コメントを上書き編集することも、ツリー状に連投することもできるため、あとでメモを見返して、のちに思ったことを自分へのフィードバックとして残しておくこともできます。, まず、「自分の達成したい夢」を100個のカードに記入します。 © Copyright 2020, Trello, Inc. All rights reserved. しかし、実際にはこれに縛られず、自由自在に使うことができます。, 参考:無料なのに使いやすい!劇的にタスク管理を楽にしてくれる「Trello」の使い方を解説, カードには、画像を差し込んだり、添付ファイルを加えたり、チェックリストを加えたり、締切を設定したり、コメントを書き込んだりすることができます。 また、コメント欄に電話番号やメールアドレスなどの連絡先、商談で話した内容などを加えておけば、人物ごとの人脈データベースが出来上がります。, 「山本さんはワインがお好き」などの小ネタなどを入れておけば、次回の商談で有利に立つことができるかもしれません。, Trelloでは、カードに画像やリンクなどを貼ることもできるので、例えば読みたい本や映画の表紙・ポスターをカードにしておくということができます。, リストは、「読みたい本」「積読本」「今読んでいる本」「読み終わった本」のようにカテゴリー分けしてみましょう。 また、章立てをチェックリストにしておけば、その本を何%読んだかも確認することができます。, あえて、メモアプリを使うのをやめて、Trelloを備忘録がわりに使ってみるのもアイデアの一つです。, Trelloにはコメント機能があるので、カードのタイトルに「メモのタイトル」を、コメント欄にメモ本体を書き込むことで、メモがわりにすることができます。 日付ごとにカードを作り、完了しなかったタスクは翌日に移す。 もちろん、カードに締切を設定することもできますが、「作業待ち」「進行中」などのリストにしてしまうとやるべきことのカードが分散されてしまうのです。, そこで個人的なタスクを進めるのにオススメなのが、日付ごとにカードを作る方法です。 ワークフロー, プロジェクトマネージャーは、多くの役割を担い、さまざまな責任を果たさなければなりません。それはまるで玉乗りをしながらジャグリングをする姿のよう。ときには、責任の深さと重さに笑えないこともあるでしょう。プロジェクトを1から始め、完了させるには、次のようなことをこなさなければいけません。, そしてプロジェクトマネージャーは、笑顔を絶やすことなく、プロジェクトをできるだけ穏便に進めていくことが求められているのです。, 最悪な気分のときでも、それを表情に出してはいけないのです。そこで、Trelloでプロジェクト管理プロセスを確立し、TrelloのアドオンであるPower-Upをいくつか活用すれば、プロジェクトマネージャーとして成果をあげられるはずです。, プロジェクトマネージャーとして成果を上げるためのプロセスとツールを紹介する前に、プロジェクト管理の基本を確認しましょう。プロジェクトは、新製品の開発、会社のウェブサイトのリニューアル、または毎年恒例のチームの旅行の計画など、その内容に関わらず、4 つの段階(計画、準備、実施、完了)を辿ります。次に、各段階で行われる作業の概要について説明します。, これといって特別なことはありません。このステップでは、プロジェクトの綿密な計画を立てます。この段階で行うべき重要事項として、プロジェクトの目標と必要条件を決定するための調査、関係者の特定、プロジェクトの目的の定義、スコープおよびリソースの決定、主要なタスクのマッピングが含まれます。プロジェクトに対するさまざまな期待値と要件を一貫性のある計画にまとめる必要があるため、最も重要な段階でもあります。, 綿密な計画を立てたあとは、プロジェクトを組み立て始めます。ただし、始める前に、チームを編成し、チームメンバーにスケジュール、予算、リソース、期待値、要件に関する明確な方向性を示す必要があります。プロジェクトを円滑に開始するには、プロジェクトの計画やレビュープロセスを説明し、チームからの質問に答えるためのキックオフミーティングを行うことが大切です。, いよいよ実践に移す段階です。この段階では、実際に作業を完了させるためのアクションを実行します。ここが、プロジェクトの計画を全力で実行するときです。プロジェクトマネージャーとして、タスク、タイムライン、予算を監視し、進捗状況を報告し、プロジェクトの関係者全員とオープンなコミュニケーションを維持することが重要です。, エンドロールの時間です。しかし急ぎは禁物。プロジェクトは終わりにさしかかっていますが、まだいくつかの作業が残っています。完了段階では、プロジェクトのパフォーマンスを評価しなければいけません。チームが予想以上にすばらしかった部分や今後改善できる部分について話し合いましょう。, 成功するプロジェクトでは、ロードマップの過程で何度も意思決定が行われます。Trelloを使うことで、プロジェクトのステータス、進捗状況、成功度合いがはっきりします。そしてPower-Upは、正しい判断をするのに役立ちます。さらに、チーム間のコラボレーションを促し、ボード全体にわたって作業を円滑にします。, それでは、プロジェクト管理の段階的なアプローチをTrelloのワークフローに当てはめてみましょう。, まっさらボードをしっかりとしたワークフローにするにはどうすればいいでしょうか?すべては計画から始まります。プロジェクトの計画段階では、リサーチを行い、目標と要件を設定し、リソースと主要なタスクの詳細を調べます。, Trelloは、プロジェクトの計画、タスク、進捗状況を簡単に追跡するのに役立ちます。もちろん、よくある「To-Do」、「作業中」、「完了」のワークフローを使用することも可能です。しかしそれでは、詳細な計画を立てる際に、強固なプロセスや柔軟性を得ることはできません。, 創造力を刺激するボード集にある例「プロジェクト管理ボードの全て」を使って見ていきましょう。, Trelloボードは、ローンチ日、プロジェクトの概要、ボードの使用方法に関するルール、チームメンバーの責任、メトリックとKPI、および会社のロードマップについての重要な情報を記載したカードを含む概要のリストから始まります。次のリストは市場調査で、その後にインボックスが続きます。インボックスは、プロジェクトマネージャーがリクエスト、質問、およびフィードバックにすぐに対応できるようするためのものです。, 続くリスト(バックログ、作業中、障害/一時停止、ローンチ準備完了、および公開)は、プロジェクト管理ワークフローの骨格です。タスクはカードに配置され、そのタスクが割り当てられているチームメンバーがカードに追加されます。カードはタスクの進捗によって、ワークフロー内を移動します。, プロジェクトによっては、たくさんのカードがボードに作られるでしょう。そのようなときは、どのタスクが最も優先度が高いのかを判断するのが難しい場合もあるかもしれません。そこで、Airfocus Power-Upをおすすめします。, Airfocus Power-Upを使用することで、Trelloのカードに優先順位を付け、より効果的なロードマップを構築することが可能になります。先度スコア(タスクの優先度レベルをランク付けするための点数)とロードマップがTrelloのボード上で可視化されるため、チームは足並みを揃え、優先順位の高いものに集中できるようになります。, Airfocus Power-Upを使用すると、Trello上のカードのカバーにAirfocus優先度スコアが表示できるので、チームはどのタスクが最も重要なのかを一目で判断することができます。また、アイテムテーブル、優先順位チャート、カンバンボード、ガントロードマップにすばやくアクセスできるので、常にツールを切り替える必要はありません。これは、次にどの作業をするか決めるのに役立ちます。, 計画が立ち、Trelloのワークフローの作成が完了したら、チームを集めます。この段階では、チームを編成し、対応する関係者に適切なタスクを割り当て、プロジェクトのタイムラインを作成します。このフェイズでは、Trelloのワークフローとボードのルール、プロセス、なにが期待されているかをチームで確認しましょう。団結して仕事に取り組む方法について、メンバー全員が同じ認識を持つことができます。するべきことは、ボードにメンバーを追加し、各メンバーにカードを割り当て、締め切りを設定すればOKです。, 1 つのプロジェクトに複数の締め切りとタイムラインがあると、混乱する可能性があります。そこで、BigPicture Power-Upを使用すると、簡単にタイムラインを組み合わせ、1 つの表の中でボード(複数のボードも可)からカードを見ることができます。BigPictureは、Trelloのカードをタスクの形で表示します。それらは、WBS(作業分割構成)パネルによってガントチャート上で簡単に割り当てることができます。, このPower-Upは、必要に応じて選択したデータを表示することによって、プロジェクトをダイナミックに新しい視点で見ることができます。チームがウォーターフォールモデルを使用する場合は、WBSモジュールで計画されている全ステップと、その締め切りを表示するよう選択できます。たった一回のクリックで、ガントテーブルを使用して、依存関係をハイライトできます。BigPictureを使用すると、プロジェクトのタイムラインを一目で評価できます。, どんなプロジェクトでも、おそらく実施段階はプロジェクトマネージャーの気合いが入るところでしょう。計画した準備が整い、タスクが割り当てられ、プロジェクトはすばらしいワークフローに従って進捗していきます。楽しくもあり、ストレスを感じる期間でもあります。プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトの進捗状況を監視、調整、報告することが重要です。Trelloを使用すると、直接それぞれのカードにコメントし、アップデートを書き込むことで、ボード上のコミュニケーションを維持することができます。, この段階では、チームメンバーはTrelloのドラック&ドロップ機能を簡単に使用して、タスクとプロジェクト全体の進捗状況を表示できるはずです。ただ、あまりにも長い期間「作業中」リストにあるタスクはどうでしょうか?ボトルネックによりプロジェクトの進捗が止まらないようにするためにはどうすればいいでしょうか?その解決策がTime in List Power-Upです。, Time in List Power-Upは、カードが現在のリストに置かれている期間を自動的に追跡します。これにより、どのタスクまたはチームメンバーがパフォーマンスの妨げになりつつあるのかを知ることができます。このPower-Upにより、すべてのカードの表面に時間が表示されるので、一目で、時間がかかっているカードが確認でき、SLAに従っていないパフォーマンスの追跡や計画通りに実行するために、早急に進める必要があるタスクを把握できます。, 直近のプロジェクトで、より効率的に作業ができたエリアについて知りたい場合に、振り返りミーティングでTime in List Power-Upを使うと良いでしょう。, いよいよプロジェクトは完了です。つつがなく全てが完了したことのお祝いをしても良いでしょう。しかし成功の乾杯の前に、まだいくつか仕事が残っています。完了段階では、今後の計画に役立てるためにプロジェクトの成果と問題点を文書化することが重要です。, プロジェクトボードのすべてのカードを「公開」または「完了」にドラッグするだけでは、完璧な完了とは言えません。すべてのプロジェクトのプロセスを簡単に参照できるようにし、必要に応じてプロジェクトの全容を確認できるようにしておきたいはずです。, 次回に向けてプロジェクトの計画とレポートを整理するために、2 つのPower-Upを使用することができます。, すべてのカードを完了へドラッグする代わりに、Butler Power-Upを使用することにでボードを自動的に整理することができます。このPower-Upを使用すると、Trelloのボートとカードで自動的にアクションを実行するための、ルール、スケジュールコマンド、カスタムボタンを作成することができます。たとえば、QA担当のJoyceが緑色のラベルをカードに追加するときに、自動でこのカードが完了に移動するようにButlerでルールを設定することが可能です。, プロジェクト完了後に、その成果とパフォーマンスを確認することが重要です。Slide Power-Upを使用すると、最終的なスライドプレゼンテーションが簡単に作成することができます。1 回のクリックで、TrelloボードをGoogleスライドプレゼンテーションに切り替えることが可能です。, プロジェクトマネージャーは、チームをまとめるための接着剤のような存在です。計画、コミュニケーション、レポート作成から、チームがローンチに向けて正しい方向に進むために、計画的に作業を行い、細かい点に気を配ることが重要です。, どのような場合も、多数のタスク、ミーティング、期待値のバランスをとっていますが、この整理されたプロセスと高度なワークフローを使用することにより、あらゆる戦略、スプリント、および出荷において確実に成功することができるでしょう。, 私たちにとって、皆様からのご意見、ご要望はとても大切です。Twitter (@trello)または support@trello.comにご連絡ください。, TrelloのBusiness Classに登録してSalesforceやGitHubなどのポピュラーなツールと連携しましょう.

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